最近やっと、DropboxとGoogleDriveの便利さがわかるようになってきて、ここ数日、いじり倒していました。
僕の環境で最適な使い方がわかったので、共有します。アレンジしながら、効率的な使い方を見つけてみてください。
なぜオンラインストレージを使うのか
DropboxやGoogleDriveなどのオンラインストレージを使う理由は、
- バックアップを取るため
- データの保存場所を1つにまとめるため
です。
バックアップは必須
みなさんは、パソコンやスマホのデータをローカルに保存していますか？ローカルに保存というのは、端末のハードディスクに保存している状態です。
過去に使っていたスマホをたまに開いてみて、昔の写真を見ながら思い出に浸ったことはないでしょうか。
クラウドストレージを使えば、スマホやパソコンを新しくしても中のデータが消えることがありません。端末はいつ故障するかわからないので、なるべくクラウド上に保存しましょう。
最近のスマホは、iCloudやGoogleフォトなどと連携されているので、撮った写真はバックアップされているはずです。PCを使う人は、自分で設定しないとローカルに保存されてしまっていると思うので、バックアップを取るようにしましょう。
データの保存場所を1つにまとめる
パソコンやスマホを複数台使っている人は、データの場所がわからなくなったりしていないでしょうか。
クラウドストレージを使えば、複数の端末で同じデータを常に共有できます。写真とか書類などのデータをいちいちLINEに貼り付けて送る必要がなくなるのです。
アクセシビリティ(アクセスのしやすさ)を高めることで、仕事は効率的になりますし、プライベートでもデータを探す時間が減ります。
Dropboxを使う理由
Dropboxの便利さを知ったのは、実は最近です。昔使っていたのですが、その時はただのファイル保存サービスで、クラウドに保存する必要性も感じていなかったので、それ以来敬遠していました。
最近Dropboxを使ってみたら、とても使いやすくてびっくりしました。Dropboxを使う理由は以下の通りです。
- アカウントが独立している
- 他サービスとの連携ができる
- 同期が早い
- ファイル共有が簡単
アカウントが独立している
後述するGoogleDriveだと、Googleアカウントを使うので、Googleアカウントを複数持っている人は、保存先が分かれてしまいます。
僕の場合は、会社のパソコンに、会社のGoogleアカウントと個人のGoogleアカウントを入れているので、保存先が複数できてしまいます。
保存先を1つにまとめるためには、どちらに保存したかわからない状態をなくさないといけないので、Dropboxが便利です。
会社のパソコンでは主にDropboxを使っているので、どのGoogleアカウントから取得したデータでも、一元管理することができます。
他サービスとの連携ができる
Dropboxはいろんなサービスと連携することができます。僕が連携しているのは、stackedit.ioとSlackです。
stackedit.ioで書いた記事をDropboxに保存したり、Dropboxに保存してあるデータをslackに簡単に送ることができます。
同期が早い
GoogleDriveと比較して、同期のスピードが早いです。
同期が遅いと、ちゃんと保存されているか不安になるのですが、ほぼローカルファイルを扱うのと同じスピードで保存されるので、ストレスなく使うことができます。
ファイル共有が簡単
ファイル共有の仕方も簡単です。Dropbox上のデータにURLを作成すれば、画像ファイルではなく、画像ファイルにアクセスするためのページを送ることができます。
スクリーンショットを撮った時には、自動で保存+リンクを作成してくれる機能もあるので、スクショを共有する機会が多い人にはおすすめです。
GoogleDriveを使う理由
Dropboxは非常に便利で使いやすいのですが、GoogleDriveと併用すると相乗効果が得られます。GoogleDriveには、Dropboxにはない便利さがあるのです。
GoogleDriveを使う理由は以下の通り。
- 無料枠が大きい(15GB)
- スプレッドシートなどの保存が楽
- Googleアカウント保持者との共有、同時編集が簡単
無料枠が大きい(15GB)
主要なクラウドストレージサービスの中では、無料枠が一番大きいです。Dropboxの無料枠が2GBですから、GoogleDriveの15GBはとても大きな数字です。
Dropbox1つで複数端末のデータを全て保存すると、あっという間に2GBを超えてしまうと思うので、GoogleDriveも合わせて使っています。
スプレッドシートなどの保存が楽
Googleのドキュメントアプリである、「スプレッドシート」などのファイルをすぐに保存することができます。というか、作成した瞬間にドライブに保存されます。
ドライブに保存した状態で、開いたり編集することができるので、スプレッドシートをよく使う人には必須です。
もしエクセルなどのマイクロソフトサービスをよく使う人は、マイクロソフトのOneDriveがおすすめです。
Googleアカウント保持者との共有や同時編集が簡単
Googleアカウントを保有している人同士なら、ファイルの共有や同時編集が簡単です。スプレッドシートを一緒に編集したい場合、共有して権限を付与してあげれば、リアルタイムで同時編集ができます。
保存して、渡して、編集して、、、を繰り返すのは結構手間がかかるので、Googleアカウント保持者同士での共有なら、GoogleDriveがおすすめです。
DropboxとGoogleDriveを共存させる
DropboxとGoogleDriveのどちらが良いかは人それぞれですが、両方の良いところを使い、悪いところを補い合うような使い方が一番良いと考えました。
そして、その方法を見つけました！
まずは、僕の端末環境を共有します。
PC2台、スマホ3台(Android2台、iOS1台)を共有させるので、ほとんどの人に適用できると思います。
- 仕事用PC: Mac(仕事Googleアカウント、プライベートGoogleアカウント)
- プライベートPC: Mac(プライベートGoogleアカウント)
- メインスマホ: Android(プライベートGoogleアカウント)
- サブスマホ: Android(プライベートGoogleアカウント)
- サブスマホ: iOS(プライベートGoogleアカウント)
基本的にはGoogleDriveをメインで使う
仕事用以外の端末にプライベートGoogleアカウントのGoogleDriveを入れて、同期させます。
仕事用の端末には、Googleアカウントが2つ存在していますし、持ち出してはいけないデータもあるので、GoogleDriveは同期させません。
これで、プライベート端末たちの同期は完了です。仕事用のPCを持っていない人はGoogleDriveだけで十分です。
仕事用PCには仕事用のGoogleDriveを入れる
仕事用PCには、仕事用GoogleアカウントのGoogleDriveを入れます。
これはバックアップ用で、もし仕事用のPCが壊れてしまった時に、GoogleDriveから復元させます。Macにはタイムマシーンなどのバックアップアプリがあるので、そちらを使ってもいいかもしれませんが、ちょっとしたファイルの復元なんかは、GoogleDriveの方が簡単です。
PCにはDropboxを入れる
仕事用PCとプライベートPCにDropboxを入れます。ここで共有するのは、重要じゃないけど、仕事中にも使いたいデータです。
例えば、研修でもらった資料とか、pdf化された本などです。自宅でも使いたいし、仕事中にも閲覧したいデータはDropboxで共有します。
仕事用PCで個人的なデータをダウンロードした場合も、GoogleDriveではなく、Dropboxに入れます。
GoogleDriveの中にDropboxを入れる
仕事用以外の端末は、GoogleDriveの中にDropboxも入れてしまいます。
Google Drive > Dropbox
というフォルダ階層にしておき、Dropboxで共有しているファイルは全てGoogleDriveにも共有される仕組みです。これなら、GoogleDriveを見に行くだけで、全てのデータにアクセスすることができるようになります。
仕事用PCのフォルダ階層は分けるようにします。仕事用のGoogleDriveはプライベートと完全に切り離さないといけないからです。
Google Drive > Dropbox
Google Drive(仕事用データ)
Dropbox(仕事とプライベート共通データ)
スクショやファイルの保存先はGoogleDrive
スクショやダウンロードファイルのデフォルトの保存先は、GoogleDriveにしておきます。Dropboxは、仕事用とプライベート用のデータを共有させるデリケードな場所になるからです。
GoogleDriveはデータのバックアップ用、Dropboxはデータの共有用というイメージになります。Dropboxは使える容量が少ないので、共有するための限られたデータだけを入れます。
個人なら無料枠でも十分使える
あまり大きなデータを扱わない人なら、無料枠だけでも十分使えます。
パソコンとスマホを1台ずつ保有している人は、GoogleDriveだけでも十分です。
仕事用と切り分けたい、端末数やデータ容量が多いという人は、複数のストレージサービスを検討してみましょう。
場合によっては、複数を使いこなすよりも有料化してしまったほうが楽な場合もありますが、各サービスでメリット・デメリットがあるので、複数のサービスを無料で使いこなす方が便利さを感じることができると思います。
