DropboxとGoogle Driveの無料枠を効率的に使う方法
最近やっと、Dropbox と GoogleDrive の便利さがわかるようになってきて、ここ数日、いじり倒していました。
僕の環境で最適な使い方がわかったので、共有します。アレンジしながら、効率的な使い方を見つけてみてください。
なぜオンラインストレージを使うのか
Dropbox や GoogleDrive などのオンラインストレージを使う理由は、
- バックアップを取るため
- データの保存場所を 1 つにまとめるため
です。
バックアップは必須
みなさんは、パソコンやスマホのデータをローカルに保存していますか？ローカルに保存というのは、端末のハードディスクに保存している状態です。
過去に使っていたスマホをたまに開いてみて、昔の写真を見ながら思い出に浸ったことはないでしょうか。
クラウドストレージを使えば、スマホやパソコンを新しくしても中のデータが消えることがありません。端末はいつ故障するかわからないので、なるべくクラウド上に保存しましょう。
最近のスマホは、iCloud や Google フォトなどと連携されているので、撮った写真はバックアップされているはずです。PC を使う人は、自分で設定しないとローカルに保存されてしまっていると思うので、バックアップを取るようにしましょう。
データの保存場所を 1 つにまとめる {#データの保存場所を 1 つにまとめる}
パソコンやスマホを複数台使っている人は、データの場所がわからなくなったりしていないでしょうか。
クラウドストレージを使えば、複数の端末で同じデータを常に共有できます。写真とか書類などのデータをいちいち LINE に貼り付けて送る必要がなくなるのです。
アクセシビリティ(アクセスのしやすさ)を高めることで、仕事は効率的になりますし、プライベートでもデータを探す時間が減ります。
Dropbox を使う理由 {#dropbox を使う理由}
Dropbox の便利さを知ったのは、実は最近です。昔使っていたのですが、その時はただのファイル保存サービスで、クラウドに保存する必要性も感じていなかったので、それ以来敬遠していました。
最近 Dropbox を使ってみたら、とても使いやすくてびっくりしました。Dropbox を使う理由は以下の通りです。
- アカウントが独立している
- 他サービスとの連携ができる
- 同期が早い
- ファイル共有が簡単
アカウントが独立している
後述する GoogleDrive だと、Google アカウントを使うので、Google アカウントを複数持っている人は、保存先が分かれてしまいます。
僕の場合は、会社のパソコンに、会社の Google アカウントと個人の Google アカウントを入れているので、保存先が複数できてしまいます。
保存先を 1 つにまとめるためには、どちらに保存したかわからない状態をなくさないといけないので、Dropbox が便利です。
会社のパソコンでは主に Dropbox を使っているので、どの Google アカウントから取得したデータでも、一元管理することができます。
他サービスとの連携ができる
Dropbox はいろんなサービスと連携することができます。僕が連携しているのは、stackedit.io と Slack です。
stackedit.io で書いた記事を Dropbox に保存したり、Dropbox に保存してあるデータを slack に簡単に送ることができます。
同期が早い
GoogleDrive と比較して、同期のスピードが早いです。
同期が遅いと、ちゃんと保存されているか不安になるのですが、ほぼローカルファイルを扱うのと同じスピードで保存されるので、ストレスなく使うことができます。
ファイル共有が簡単
ファイル共有の仕方も簡単です。Dropbox 上のデータに URL を作成すれば、画像ファイルではなく、画像ファイルにアクセスするためのページを送ることができます。
スクリーンショットを撮った時には、自動で保存+リンクを作成してくれる機能もあるので、スクショを共有する機会が多い人にはおすすめです。
GoogleDrive を使う理由 {#googledrive を使う理由}
Dropbox は非常に便利で使いやすいのですが、GoogleDrive と併用すると相乗効果が得られます。GoogleDrive には、Dropbox にはない便利さがあるのです。
GoogleDrive を使う理由は以下の通り。
- 無料枠が大きい(15GB)
- スプレッドシートなどの保存が楽
- Google アカウント保持者との共有、同時編集が簡単
無料枠が大きい(15GB) {#無料枠が大きい 15gb}
主要なクラウドストレージサービスの中では、無料枠が一番大きいです。Dropbox の無料枠が 2GB ですから、GoogleDrive の 15GB はとても大きな数字です。
Dropbox1 つで複数端末のデータを全て保存すると、あっという間に 2GB を超えてしまうと思うので、GoogleDrive も合わせて使っています。
スプレッドシートなどの保存が楽
Google のドキュメントアプリである、「スプレッドシート」などのファイルをすぐに保存することができます。というか、作成した瞬間にドライブに保存されます。
ドライブに保存した状態で、開いたり編集することができるので、スプレッドシートをよく使う人には必須です。
もしエクセルなどのマイクロソフトサービスをよく使う人は、マイクロソフトの OneDrive がおすすめです。
Google アカウント保持者との共有や同時編集が簡単 {#google アカウント保持者との共有、同時編集が簡単}
Google アカウントを保有している人同士なら、ファイルの共有や同時編集が簡単です。スプレッドシートを一緒に編集したい場合、共有して権限を付与してあげれば、リアルタイムで同時編集ができます。
保存して、渡して、編集して、、、を繰り返すのは結構手間がかかるので、Google アカウント保持者同士での共有なら、GoogleDrive がおすすめです。
Dropbox と GoogleDrive を共存させる {#dropbox と googledrive を共存させる}
Dropbox と GoogleDrive のどちらが良いかは人それぞれですが、両方の良いところを使い、悪いところを補い合うような使い方が一番良いと考えました。
そして、その方法を見つけました！
まずは、僕の端末環境を共有します。
PC2 台、スマホ 3 台(Android2 台、iOS1 台)を共有させるので、ほとんどの人に適用できると思います。
- 仕事用 PC: Mac(仕事 Google アカウント、プライベート Google アカウント)
- プライベート PC: Mac(プライベート Google アカウント)
- メインスマホ: Android(プライベート Google アカウント)
- サブスマホ: Android(プライベート Google アカウント)
- サブスマホ: iOS(プライベート Google アカウント)
基本的には GoogleDrive をメインで使う {#基本的には googledrive をメインで使う}
仕事用以外の端末にプライベート Google アカウントの GoogleDrive を入れて、同期させます。
仕事用の端末には、Google アカウントが 2 つ存在していますし、持ち出してはいけないデータもあるので、GoogleDrive は同期させません。
これで、プライベート端末たちの同期は完了です。仕事用の PC を持っていない人は GoogleDrive だけで十分です。
仕事用 PC には仕事用の GoogleDrive を入れる {#仕事用 pc には仕事用の googledrive を入れる}
仕事用 PC には、仕事用 Google アカウントの GoogleDrive を入れます。
これはバックアップ用で、もし仕事用の PC が壊れてしまった時に、GoogleDrive から復元させます。Mac にはタイムマシーンなどのバックアップアプリがあるので、そちらを使ってもいいかもしれませんが、ちょっとしたファイルの復元なんかは、GoogleDrive の方が簡単です。
PC には Dropbox を入れる {#pc には dropbox を入れる}
仕事用 PC とプライベート PC に Dropbox を入れます。ここで共有するのは、重要じゃないけど、仕事中にも使いたいデータです。
例えば、研修でもらった資料とか、pdf 化された本などです。自宅でも使いたいし、仕事中にも閲覧したいデータは Dropbox で共有します。
仕事用 PC で個人的なデータをダウンロードした場合も、GoogleDrive ではなく、Dropbox に入れます。
GoogleDrive の中に Dropbox を入れる {#googledrive の中に dropbox を入れる}
仕事用以外の端末は、GoogleDrive の中に Dropbox も入れてしまいます。
Google Drive > Dropbox
というフォルダ階層にしておき、Dropbox で共有しているファイルは全て GoogleDrive にも共有される仕組みです。これなら、GoogleDrive を見に行くだけで、全てのデータにアクセスすることができるようになります。
仕事用 PC のフォルダ階層は分けるようにします。仕事用の GoogleDrive はプライベートと完全に切り離さないといけないからです。
Google Drive > Dropbox
Google Drive(仕事用データ)
Dropbox(仕事とプライベート共通データ)
スクショやファイルの保存先は GoogleDrive {#スクショやファイルの保存先は googledrive}
スクショやダウンロードファイルのデフォルトの保存先は、GoogleDrive にしておきます。Dropbox は、仕事用とプライベート用のデータを共有させるデリケードな場所になるからです。
GoogleDrive はデータのバックアップ用、Dropbox はデータの共有用というイメージになります。Dropbox は使える容量が少ないので、共有するための限られたデータだけを入れます。
個人なら無料枠でも十分使える
あまり大きなデータを扱わない人なら、無料枠だけでも十分使えます。
パソコンとスマホを 1 台ずつ保有している人は、GoogleDrive だけでも十分です。
仕事用と切り分けたい、端末数やデータ容量が多いという人は、複数のストレージサービスを検討してみましょう。
場合によっては、複数を使いこなすよりも有料化してしまったほうが楽な場合もありますが、各サービスでメリット・デメリットがあるので、複数のサービスを無料で使いこなす方が便利さを感じることができると思います。